¿Técnico de sistemas de planta o mesa de ayuda? La cuenta completa

En muchas pymes, los sistemas descansan sobre una sola persona. Resuelve los correos que no llegan, la impresora que dejó de imprimir, el computador nuevo del que acaba de entrar y, entre una cosa y otra, intenta avanzar en lo que de verdad importa. Cuando esa persona se enferma, sale de vacaciones o renuncia, la empresa se entera de cuánto dependía de ella.

El problema al decidir es que el costo de esa persona no aparece en una sola línea del presupuesto. Una parte está en la nómina, otra en las licencias, otra en lo que pasa cuando no está. Por eso la comparación con una mesa de ayuda para empresas casi siempre se hace con la mitad de los datos. Aquí armamos la cuenta completa para que la hagas con los tuyos.

Lo que cuesta un técnico de planta, además del salario

El salario es la parte visible. Alrededor hay costos que se pagan sin que nadie los asocie con sistemas:

• Salario mensual, el acordado en el contrato.
• Prestaciones sociales y aportes a seguridad social: cesantías, intereses sobre cesantías, prima de servicios y vacaciones los fija la ley laboral colombiana, y a eso se suman los aportes que paga el empleador.
• Dotación y equipo de trabajo: el computador, las herramientas y el puesto de la persona.
• Licencias y herramientas para administrar equipos, usuarios y seguridad.
• Capacitación, porque la tecnología cambia y la persona debe cambiar con ella.
• Vacaciones e incapacidades sin reemplazo: mientras la persona no está, los casos esperan o se resuelven a medias.
• Tiempo de selección cuando renuncia: buscar, entrevistar y dejar que el nuevo aprenda cómo funciona tu empresa.

Calcula tu caso

Ingresa el salario que paga tu empresa, el factor prestacional que te indique tu contador y lo que gastas al mes en licencias y herramientas para esa persona. Si no tienes el factor, la calculadora lo avisa en lugar de inventarlo.

Del lado de la mesa de ayuda, la cuenta usa la tarifa publicada en planes y precios, que se cobra por equipo. Escribe cuántos equipos tiene tu empresa y compara las dos cifras.

Lo que no sale en la cuenta

Hay diferencias que no caben en una celda de la calculadora. Con una mesa de ayuda no dependes de una sola persona: es un equipo, así que las vacaciones y las incapacidades de alguien no dejan a tu empresa sin soporte.

Cada solicitud queda registrada con su prioridad y su seguimiento, de modo que sabes qué se pidió, quién lo atiende y en qué va. Y el soporte se presta a distancia o en sitio en Bogotá, según lo que cada caso necesite. Si quieres ver cómo se ordena ese recorrido, lo explicamos en qué es una mesa de ayuda.

Cuándo sí conviene tener a alguien de planta

Hay empresas en las que una persona de sistemas en nómina tiene todo el sentido: las que tienen desarrollos propios, infraestructura que exige presencia permanente o proyectos de tecnología continuos. También cuando el volumen de equipos y solicitudes justifica una dedicación completa.

Aun así, la mesa de ayuda no la reemplaza: atiende las solicitudes del día a día con registro y prioridad, y tu persona de sistemas queda libre para proyectos. Si estás evaluando entre internalizar o externalizar, en soporte técnico para empresas repasamos las dos rutas con más detalle.